Card text
Deze kennisgeving inzake gegevensprivacy van Avantor, Inc. (“Kennisgeving”) biedt een omvangrijk overzicht van het beleid van Avantor, Inc. en zijn wereldwijd verbonden ondernemingen (hierna gezamenlijk aangeduid als “Avantor”, “wij”, “ons” en “onze”) met betrekking tot het verzamelen, gebruik, de opslag en openbaarmaking van persoonsgegevens verzameld en verwerking binnen het kader van de werkrelatie (“HR-gegevens”). Deze kennisgeving is van toepassing op partners en contractarbeiders van Avantor (voormalige of huidige), toekomstige werknemers alsmede hulpbehoevenden, begunstigden en noodhulpcontacten van onze werknemers en contractarbeiders. Al deze individuen (hieronder aangeduid als “u” en “uw”) dienen deze kennisgeving zorgvuldig te lezen.
Inzet voor privacy
Wij respecteren uw privacy. Daarom is ons beleid zodanig ontwikkeld, dat het voldoet aan de van toepassing zijnde regels en verordeningen in alle landen waar we werkzaam zijn. Om de HR-gegevens te beschermen en te voldoen aan de van toepassing zijn de wetten, verordeningen en andere internationale normen inzake de gegevensbescherming, hebben wij onze Internationale HR-richtlijn inzake gegevensprivacy (de “Gegevensprivacyrichtlijn” aangepast; ga naar link), waar u een uitgebreide set privacybeginselen vindt die van toepassing zijn op de verwerking van HR-gegevens door al onze bedrijfstakken wereldwijd. We hebben daarnaast onze beheermaatregelen op het gebied van de privacy en veiligheid intern en in relatie tot derden aangescherpt, om te waarborgen dat de gegevensprivacyrichtlijn wordt nageleefd.
HR-gegevens die verzameld en verwerkt kunnen worden
Wij verzamelen uw HR-gegevens vanuit verschillende bronnen, waaronder informatie die wij rechtstreeks van u krijgen (bijvoorbeeld via een sollicitatie of een adreswijziging), informatie die door anderen wordt verstrekt (bijvoorbeeld leidinggevenden, collega's, externe dienstverleners of overheidsinstanties) en informatie die automatisch wordt gegenereerd door uw activiteiten op de werkplek (bijvoorbeeld het aantal uren dat u werkt, uw arbeidsgeschiedenis of wanneer u zich aanmeldt op een computernetwerk van Avantor). In het geval van een natuurramp of andere levens-/veiligheidsbedreigende situatie, kunnen we gebruik maken van openbare social media-posts of andere openbare bronnen, indien we niet in staat zijn op een andere wijze contact met onze werknemers te maken. Indien er bovendien sprake is van een onderzoek op het gebied van personeelszaken, kunnen wij mogelijk informatie verkrijgen m.b.t. de kwestie afkomstig van externe bronnen, met inbegrip van private partijen, rechtshandhavingsinstanties of openbare bronnen, zoals nieuwsbronnen en openbare social media-posts.
De HR-gegevens die Avantor verzamelt en verwerkt, kunnen zonder beperking het volgende omvatten:
Wij onderkennen dat in bepaalde landen en rechtsgebieden sommige van de bovengenoemde HR-gegevens als “Gevoelige informatie” worden geclassificeerd, zoals tot de persoon herleidbare informatie over ras of etnische afkomst, politieke opinies, geloofsovertuiging of filosofische overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, strafblad, van overheidswege verstrekte identificatienummers, geolocatie, genetische informatie, biometrische informatie, of gegevens met betrekking tot gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid van een persoon. Avantor zet zich in om de lokale wetgeving van landen na te leven bij het verzamelen en verwerken van HR-gegevens. Wij zullen HR-gegevens die als Gevoelige gegevens worden geclassificeerd uitsluitend van u verzamelen waar dit wettelijk is vereist of met uw toestemming en/of waar nodig om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Waarom wij HR-gegevens verzamelen en hoe wij deze gebruiken
Avantor verzamelt en verwerkt uw HR-gegevens voor werkgerelateerde en operationele doeleinden, met inbegrip van het uitvoeren van functies en gerelateerde activiteiten zoals: werving; personeelsadministratie, dossiers en communicatie; loonadministratie en administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, premies, beloningen of stimulansen; prestatiemanagement; training; loopbaanontwikkeling, mentoraat en opvolgingsplanning; beheer van zakelijke reizen en bedrijfscreditcards; beheer van een meldingssysteem over ethische zaken; onderzoeken met betrekking tot mogelijke overtreding van de wet of Avantor-beleid; bedrijfsplanning en personeelsplanning; vastgoedbeheer; beheer van informatiesystemen; beveiliging, waaronder het beschermen en beveiligen van systemen, technologieën, vertrouwelijke informatie, personeelsgegevens, klantgegevens en andere hulpbronnen en activa van Avantor; verzekeringsactiviteiten; facturering, boekhouding en auditing; bijhouden van gegevens op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid en naleving van wetgeving op dat gebied; naleving van belasting- en arbeidswetgeving of CAO's; totstandbrenging van en verweer tegen juridische claims; voldoen aan rapportagevereisten van overheidswege; reageren op en verdedigen tegen vragen, onderzoeken en handhavingsacties van regelgevende instanties; en zoals anderszins door de geldende wetgeving wordt vereist (naar al dergelijke doelen, functies en activiteiten wordt gezamenlijk verwezen als de “Gespecificeerde doeleinden”). Wij zullen uw HR-gegevens niet voor marketing- of reclamedoeleinden verwerken of openbaar maken zonder uw uitdrukkelijke toestemming. En in gevallen waarin uw toestemming vereist is, zullen wij ervoor zorgen dat uw toestemming volledig vrijwillig plaatsvindt en dat u geen nadelen zult ondervinden van het inhouden of intrekken van uw toestemming.
Overdracht, opslag en openbaarmaking van HR-gegevens
Overdracht naar de Verenigde Staten
Avantor heeft wereldwijde en lokale HR-informatiesystemen en -processen (“HRIS”) geïmplementeerd om de efficiëntie en effectiviteit van onze HR-beheerprogramma’s, -functies en activiteiten te maximaliseren. HRIS traceert en beheert de HR-gegevens m.b.t. alle partners, contractarbeiders en toekomstige werknemers van Avantor via databases; deze zijn zowel binnen als buiten de Europese Unie opgeslagen. Dienovereenkomstig kan Avantor uw HR-gegevens voor de genoemde doelstellingen grensoverschrijdend overbrengen naar deze locaties. Hoewel de databases waarin de HR-gegevens worden opgeslagen wellicht toegankelijk zijn voor partners buiten het land waar u uw werkzaamheden verricht (bijv. als uw manager zich in een ander land bevindt of als uw loonadministratie in een ander land plaatsvindt), zullen de meeste HR-gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor bevoegd personeel en managers in uw land die hierop zijn aangewezen voor de uitoefening van hun verantwoordelijkheden m.b.t. de genoemde doelstellingen.
Op HR-gegevens die zijn verstuurd vanuit de Europese Unie naar de Verenigde Staten en andere landen dan de Verenigde Staten, zijn de voorwaarden van de “Modelcontractbepalingen” van kracht voor de overdracht van persoonsgegevens aan voor de verwerking verantwoordelijken in derde landen, krachtens Beschikking 2004/915/EG van de Commissie.
Wat betreft de HR-gegevens die de VS heeft ontvangen uit alle andere landen en rechtsgebieden, geldt dat deze zijn onderworpen aan de Gegevensprivacyrichtlijn, die wellicht niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in uw land van verblijf.
Andere overdrachten en openbaarmakingen
Waar dit voor de Gespecificeerde doeleinden nodig is, kunnen wij tevens uw HR-gegevens openbaar maken: (1) aan andere Avantor-dochterondernemingen wereldwijd (bijv. als u solliciteert op een tijdelijke of permanente overplaatsing naar een andere dochteronderneming van Avantor of als uw supervisor in dienst is bij een andere dochteronderneming van Avantor); (2) aan agenten, leveranciers of contractanten van derden die diensten leveren namens Avantor; (3) aan een overnemende organisatie, accountants en andere relevante adviseurs als Avantor insolvent wordt, betrokken is bij een verkoop of bij overdracht van enkele of alle bedrijfstakken of -activiteiten, of als Avantor een andere eigenaar krijgt; (4) aan overheidsinstanties voor meldingsdoeleinden; (5) waar noodzakelijk voor de totstandbrenging van juridische claims of verweermiddelen; (6) waar noodzakelijk om uw vitale belangen te beschermen (d.w.z. uw gezondheid of veiligheid) of de vitale belangen van een andere persoon; (7) aan accountants en andere relevante adviseurs in verband met een audit van Avantor; en (8) waar dit wettelijk is vereist. Indien wij bij een van de bovengenoemde openbaarmakingen uw HR-gegevens moeten overdragen naar een ander rechtsgebied dan het land waar u woont, worden dergelijke gegevens behandeld conform de Gegevensprivacyrichtlijn, die wellicht niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in uw land van verblijf.
Met betrekking tot openbaarmakingen en overdrachten van uw HR-gegevens aan agenten, leveranciers of contractanten van derden zal Avantor ervoor zorgen dat dergelijke agenten middels een contract verplicht zijn uw HR-gegevens alleen te verwerken voor de doeleinden en gedurende de periode die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het verlenen van de desbetreffende diensten, en zal Avantor ervoor zorgen dat uw HR-gegevens adequaat worden beveiligd. Voor overdrachten aan Agenten blijft Avantor verantwoordelijk en aansprakelijk indien een Agent van een derde partij die Avantor inschakelt om uw HR-gegevens namens Avantor te verwerken dit doet op een manier die niet conform de vigerende wetgeving en onze Norm Inzake Gegevensprivacy is, tenzij Avantor bewijst dat het niet verantwoordelijk is voor de oorzaak van de schade.
Beperking van gebruik of openbaarmaking
In de meeste gevallen geldt dat verwerking van uw HR-gegevens noodzakelijk is in verband met onze bedrijfsuitoefening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. U beschikt echter, zoals uitvoeriger beschreven in onze geactualiseerde Gegevensprivacyrichtlijn (ga hiervoor naar link), onder bepaalde omstandigheden over het recht om het gebruik en de openbaarmaking van uw HR-gegevens door ons te beperken. Als wij bijvoorbeeld uw HR-gegevens voor een doel willen gebruiken dat wezenlijk verschilt van de gespecificeerde doeleinden, zullen wij u eerst in kennis stellen van het nieuwe doel en u voorzien van een duidelijke, opvallende en direct beschikbare methode, waarmee u uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor een dergelijk nieuw doel kunt intrekken. In alle gevallen waarin u gerechtigd bent om het gebruik en de openbaarmaking van onze HR-gegevens door ons te laten beperken, zullen wij u inlichten over een dergelijk recht en u voorzien van een duidelijke, opvallende en direct beschikbare methode, waarmee u dit recht kunt uitoefenen. Indien u het gebruik en de openbaarmaking van onze HR-gegevens door ons in een bepaalde mate wilt laten beperken, zullen wij geen nadelige stappen jegens u nemen, en een dergelijk besluit zal geen enkel nadelig effect hebben op uw dienstverband met ons.
Lees onze bijgewerkte Gegevensprivacyrichtlijn (ga naar link) voor meer informatie over uw mogelijkheden om het gebruik en de openbaarmaking van uw HR-gegevens door ons te beperken.
Veiligheid
Wij nemen redelijke en passende maatregelen, met inbegrip van administratieve, organisatorische, technische en fysieke maatregelen, om uw HR-gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, diefstal, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
Inzage en correctie van HR-gegevens
Conform de vigerende wetgeving hebt u recht op toegang, corrigeren, bijwerken, kopiëren of verwijderen van uw persoonsgegevens en om te bepalen of uw HR-gegevens onzorgvuldig of incorrect zijn verwerkt. Uw recht op toegang tot uw HR-gegevens is voorwaardelijk en kan onder bepaalde omstandigheden worden geweigerd. Als u gebruik wilt maken van dit recht voor toegang tot uw HR-gegevens, stuur dan een e-mailbericht naar
dpo@avantorsciences.com.
Bewaren van HR-gegevens
Uw HR-gegevens worden bijgehouden voor de duur van uw dienstverband bij Avantor en daarna gedurende een periode van in principe zes jaar vanaf het einde van uw dienstverband, of een andere periode indien dit volgens de lokale wetgeving is vereist en in lijn met het vigerende beleid inzake dossierbeheer van Avantor. Daarnaast worden bepaalde HR-gegevens waar nodig langer bewaard zodat Avantor aan zijn voortgaande verplichtingen jegens u kan voldoen (bijv. voor pensioenadministratie) en waar dit volgens de lokale wetgeving vereist is.
Vragen of klachten
Wij bieden u een manier om vragen te stellen of zorgen te uiten over onze verwerking van uw HR-gegevens, en wij bieden ook kosteloos een redelijke procedure voor het onderzoeken en oplossen van klachten betreffende zaken die in deze Kennisgeving aan de orde komen. Al uw vragen of zorgen betreffende uw HR-gegevens dient u naar het volgende e-mailadres te sturen: dpo@avantorsciences.com.
Wij zetten ons conform de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in om klachten op te lossen met betrekking tot uw privacy en het verzamelen en gebruiken van uw HR-gegevens door ons.
Indien u ingezetene bent van de Europese Unie en wij een klacht of vraag met betrekking tot uw HR-gegevens die worden verwerkt niet tijdig in behandeling nemen, of een dergelijke klacht of vraag niet binnen 30 dagen na ontvangst volledig hebben opgelost, kunt u uw klacht kosteloos voorleggen aan de desbetreffende gegevensbeschermingsinstantie in de Europese Unie (“DPA”), alsmede de Zwitserse federale bescherming van persoonlijke data en de commissaris voor informatie. De DPA's alsmede de Zwitserse federale bescherming van persoonlijke data en de commissaris voor informatie zullen een commissie instellen om uw klachten die zijn ingediend te onderzoeken en op te lossen en wij zullen aan deze commissie onze medewerking verlenen. Wij zullen ons conformeren aan het advies van de betreffende DPA en de commissaris voor informatie en noodzakelijke stappen nemen om elk geval waarin de vigerende privacy wetgeving niet is nageleefd te herstellen. Ga voor de desbetreffende DPA binnen de Europese Unie naar deze koppeling. Bezoek om contact met de Zwitserse DPA op te nemen deze link.
In aanvulling op het samenwerken met en voldoen aan de DPA's en andere toepasselijke geschillenoplossingmechanismen of bevoegde autoriteiten, zijn wij onderworpen aan de onderzoekende en implementerende krachten van de VS Federale Handelscommissie.
Beperkingen ten aanzien van deze Kennisgeving
Niettegenstaande hetgeen bepaald is in deze Kennisgeving kan naleving van deze Kennisgeving en de Gegevensprivacyrichtlijn beperkt zijn: (1) volgens de mate waarin dit noodzakelijk is om te voldoen aan eisen met betrekking tot de nationale veiligheid, het publieke belang of wetshandhaving; en (2) door wet- en regelgeving of jurisprudentie die tot strijdige verplichtingen of expliciete machtigingen leidt, mits wij bij het uitoefenen van een dergelijke machtiging kunnen aantonen dat het feit dat wij de vigerende wetgeving niet naleven beperkt is tot de mate waarin dit noodzakelijk is om te voldoen aan de overstijgende legitieme belangen die voor een dergelijke machtiging zijn vereist.
Wijzigingen in deze privacykennisgeving
Indien vereist door wijzigingen in wetgeving, bedrijfsprocedures of andere factoren, zullen wij u een nieuwe privacykennisgeving doen toekomen.
Inzet voor privacy
Wij respecteren uw privacy. Daarom is ons beleid zodanig ontwikkeld, dat het voldoet aan de van toepassing zijnde regels en verordeningen in alle landen waar we werkzaam zijn. Om de HR-gegevens te beschermen en te voldoen aan de van toepassing zijn de wetten, verordeningen en andere internationale normen inzake de gegevensbescherming, hebben wij onze Internationale HR-richtlijn inzake gegevensprivacy (de “Gegevensprivacyrichtlijn” aangepast; ga naar link), waar u een uitgebreide set privacybeginselen vindt die van toepassing zijn op de verwerking van HR-gegevens door al onze bedrijfstakken wereldwijd. We hebben daarnaast onze beheermaatregelen op het gebied van de privacy en veiligheid intern en in relatie tot derden aangescherpt, om te waarborgen dat de gegevensprivacyrichtlijn wordt nageleefd.
HR-gegevens die verzameld en verwerkt kunnen worden
Wij verzamelen uw HR-gegevens vanuit verschillende bronnen, waaronder informatie die wij rechtstreeks van u krijgen (bijvoorbeeld via een sollicitatie of een adreswijziging), informatie die door anderen wordt verstrekt (bijvoorbeeld leidinggevenden, collega's, externe dienstverleners of overheidsinstanties) en informatie die automatisch wordt gegenereerd door uw activiteiten op de werkplek (bijvoorbeeld het aantal uren dat u werkt, uw arbeidsgeschiedenis of wanneer u zich aanmeldt op een computernetwerk van Avantor). In het geval van een natuurramp of andere levens-/veiligheidsbedreigende situatie, kunnen we gebruik maken van openbare social media-posts of andere openbare bronnen, indien we niet in staat zijn op een andere wijze contact met onze werknemers te maken. Indien er bovendien sprake is van een onderzoek op het gebied van personeelszaken, kunnen wij mogelijk informatie verkrijgen m.b.t. de kwestie afkomstig van externe bronnen, met inbegrip van private partijen, rechtshandhavingsinstanties of openbare bronnen, zoals nieuwsbronnen en openbare social media-posts.
De HR-gegevens die Avantor verzamelt en verwerkt, kunnen zonder beperking het volgende omvatten:
- Uw naam en contactgegevens (bijv. privéadres en zakelijk adres, nummer van vaste telefoon, nummer van mobiele telefoon, faxnummer, e-mailadressen, zakelijke instant messenger-identiteit)
- Uw geboortedatum en -plaats
- Uw geslacht
- Uw burgerlijke staat
- Uw ras, etniciteit en nationaliteit
- Uw geloofsovertuiging en verwante informatie (uitsluitend waar dit wettelijk vereist is of met uw uitdrukkelijke toestemming)
- Uw talenkennis
- Gegevens van uw bankrekening
- Uw sociaal fiscale nummer of nationale codes, bijv. uw nationale ID/paspoort, verblijfs- en werkvergunning, of ander fiscaal identificatienummer.
- Gegevens van uw zakelijke creditcard
- Informatie over uw toegang tot en gebruik van computers, apparaten en voorzieningen (bijv. identificatiecodes, aanmeldingsgegevens, IP-adres)
- Het elektronische verkeer met u binnen het Bedrijfsnetwerk van Avantor.
- Uw gezondheidsgegevens (bijv. de naam van uw huisarts en eventuele medicatie en/of aandoeningen)
- Uw foto en andere visuele beelden van u
- Uw opleiding en training (bijv. opleidingsniveau, vakgebied en instelling, competentiebeoordelingen, vakdiploma's en - certificaten, cursussen)
- Informatie over uw dienstverband en uw prestaties, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden (bijv. datum van indiensttreding, personeelsnummer, functie, positie/niveau, aanwezigheid, afdeling, bedrijfstak, leidinggevende, locatie, carrièredoelen, prestatiebeoordelingen, prestatie- en leiderschapswaarderingen, salaris, bonus, langetermijnpremies, prijzen, pensioen, gezinsleden/afhankelijke personen en begunstigden)
- Uw vorige werkgevers en arbeidsgeschiedenis
- Uw beroepsmatige referenties en aanbevelingsbrieven
- Beperkingen en aanpassingen op het werk
- Oplossing van geschillen
- Informatie over beoordeling en bewaking van gezondheids- en veiligheidsrisico's op het werk
- Namen en contactgegevens van uw gezinsleden, begunstigden en noodcontacten
- Geboortedatum, geslacht, nationaal identificatienummer en andere gegevens van gezinsleden en begunstigden
Wij onderkennen dat in bepaalde landen en rechtsgebieden sommige van de bovengenoemde HR-gegevens als “Gevoelige informatie” worden geclassificeerd, zoals tot de persoon herleidbare informatie over ras of etnische afkomst, politieke opinies, geloofsovertuiging of filosofische overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, strafblad, van overheidswege verstrekte identificatienummers, geolocatie, genetische informatie, biometrische informatie, of gegevens met betrekking tot gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid van een persoon. Avantor zet zich in om de lokale wetgeving van landen na te leven bij het verzamelen en verwerken van HR-gegevens. Wij zullen HR-gegevens die als Gevoelige gegevens worden geclassificeerd uitsluitend van u verzamelen waar dit wettelijk is vereist of met uw toestemming en/of waar nodig om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Waarom wij HR-gegevens verzamelen en hoe wij deze gebruiken
Avantor verzamelt en verwerkt uw HR-gegevens voor werkgerelateerde en operationele doeleinden, met inbegrip van het uitvoeren van functies en gerelateerde activiteiten zoals: werving; personeelsadministratie, dossiers en communicatie; loonadministratie en administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, premies, beloningen of stimulansen; prestatiemanagement; training; loopbaanontwikkeling, mentoraat en opvolgingsplanning; beheer van zakelijke reizen en bedrijfscreditcards; beheer van een meldingssysteem over ethische zaken; onderzoeken met betrekking tot mogelijke overtreding van de wet of Avantor-beleid; bedrijfsplanning en personeelsplanning; vastgoedbeheer; beheer van informatiesystemen; beveiliging, waaronder het beschermen en beveiligen van systemen, technologieën, vertrouwelijke informatie, personeelsgegevens, klantgegevens en andere hulpbronnen en activa van Avantor; verzekeringsactiviteiten; facturering, boekhouding en auditing; bijhouden van gegevens op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid en naleving van wetgeving op dat gebied; naleving van belasting- en arbeidswetgeving of CAO's; totstandbrenging van en verweer tegen juridische claims; voldoen aan rapportagevereisten van overheidswege; reageren op en verdedigen tegen vragen, onderzoeken en handhavingsacties van regelgevende instanties; en zoals anderszins door de geldende wetgeving wordt vereist (naar al dergelijke doelen, functies en activiteiten wordt gezamenlijk verwezen als de “Gespecificeerde doeleinden”). Wij zullen uw HR-gegevens niet voor marketing- of reclamedoeleinden verwerken of openbaar maken zonder uw uitdrukkelijke toestemming. En in gevallen waarin uw toestemming vereist is, zullen wij ervoor zorgen dat uw toestemming volledig vrijwillig plaatsvindt en dat u geen nadelen zult ondervinden van het inhouden of intrekken van uw toestemming.
Overdracht, opslag en openbaarmaking van HR-gegevens
Overdracht naar de Verenigde Staten
Avantor heeft wereldwijde en lokale HR-informatiesystemen en -processen (“HRIS”) geïmplementeerd om de efficiëntie en effectiviteit van onze HR-beheerprogramma’s, -functies en activiteiten te maximaliseren. HRIS traceert en beheert de HR-gegevens m.b.t. alle partners, contractarbeiders en toekomstige werknemers van Avantor via databases; deze zijn zowel binnen als buiten de Europese Unie opgeslagen. Dienovereenkomstig kan Avantor uw HR-gegevens voor de genoemde doelstellingen grensoverschrijdend overbrengen naar deze locaties. Hoewel de databases waarin de HR-gegevens worden opgeslagen wellicht toegankelijk zijn voor partners buiten het land waar u uw werkzaamheden verricht (bijv. als uw manager zich in een ander land bevindt of als uw loonadministratie in een ander land plaatsvindt), zullen de meeste HR-gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor bevoegd personeel en managers in uw land die hierop zijn aangewezen voor de uitoefening van hun verantwoordelijkheden m.b.t. de genoemde doelstellingen.
Op HR-gegevens die zijn verstuurd vanuit de Europese Unie naar de Verenigde Staten en andere landen dan de Verenigde Staten, zijn de voorwaarden van de “Modelcontractbepalingen” van kracht voor de overdracht van persoonsgegevens aan voor de verwerking verantwoordelijken in derde landen, krachtens Beschikking 2004/915/EG van de Commissie.
Wat betreft de HR-gegevens die de VS heeft ontvangen uit alle andere landen en rechtsgebieden, geldt dat deze zijn onderworpen aan de Gegevensprivacyrichtlijn, die wellicht niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in uw land van verblijf.
Andere overdrachten en openbaarmakingen
Waar dit voor de Gespecificeerde doeleinden nodig is, kunnen wij tevens uw HR-gegevens openbaar maken: (1) aan andere Avantor-dochterondernemingen wereldwijd (bijv. als u solliciteert op een tijdelijke of permanente overplaatsing naar een andere dochteronderneming van Avantor of als uw supervisor in dienst is bij een andere dochteronderneming van Avantor); (2) aan agenten, leveranciers of contractanten van derden die diensten leveren namens Avantor; (3) aan een overnemende organisatie, accountants en andere relevante adviseurs als Avantor insolvent wordt, betrokken is bij een verkoop of bij overdracht van enkele of alle bedrijfstakken of -activiteiten, of als Avantor een andere eigenaar krijgt; (4) aan overheidsinstanties voor meldingsdoeleinden; (5) waar noodzakelijk voor de totstandbrenging van juridische claims of verweermiddelen; (6) waar noodzakelijk om uw vitale belangen te beschermen (d.w.z. uw gezondheid of veiligheid) of de vitale belangen van een andere persoon; (7) aan accountants en andere relevante adviseurs in verband met een audit van Avantor; en (8) waar dit wettelijk is vereist. Indien wij bij een van de bovengenoemde openbaarmakingen uw HR-gegevens moeten overdragen naar een ander rechtsgebied dan het land waar u woont, worden dergelijke gegevens behandeld conform de Gegevensprivacyrichtlijn, die wellicht niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in uw land van verblijf.
Met betrekking tot openbaarmakingen en overdrachten van uw HR-gegevens aan agenten, leveranciers of contractanten van derden zal Avantor ervoor zorgen dat dergelijke agenten middels een contract verplicht zijn uw HR-gegevens alleen te verwerken voor de doeleinden en gedurende de periode die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het verlenen van de desbetreffende diensten, en zal Avantor ervoor zorgen dat uw HR-gegevens adequaat worden beveiligd. Voor overdrachten aan Agenten blijft Avantor verantwoordelijk en aansprakelijk indien een Agent van een derde partij die Avantor inschakelt om uw HR-gegevens namens Avantor te verwerken dit doet op een manier die niet conform de vigerende wetgeving en onze Norm Inzake Gegevensprivacy is, tenzij Avantor bewijst dat het niet verantwoordelijk is voor de oorzaak van de schade.
Beperking van gebruik of openbaarmaking
In de meeste gevallen geldt dat verwerking van uw HR-gegevens noodzakelijk is in verband met onze bedrijfsuitoefening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. U beschikt echter, zoals uitvoeriger beschreven in onze geactualiseerde Gegevensprivacyrichtlijn (ga hiervoor naar link), onder bepaalde omstandigheden over het recht om het gebruik en de openbaarmaking van uw HR-gegevens door ons te beperken. Als wij bijvoorbeeld uw HR-gegevens voor een doel willen gebruiken dat wezenlijk verschilt van de gespecificeerde doeleinden, zullen wij u eerst in kennis stellen van het nieuwe doel en u voorzien van een duidelijke, opvallende en direct beschikbare methode, waarmee u uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor een dergelijk nieuw doel kunt intrekken. In alle gevallen waarin u gerechtigd bent om het gebruik en de openbaarmaking van onze HR-gegevens door ons te laten beperken, zullen wij u inlichten over een dergelijk recht en u voorzien van een duidelijke, opvallende en direct beschikbare methode, waarmee u dit recht kunt uitoefenen. Indien u het gebruik en de openbaarmaking van onze HR-gegevens door ons in een bepaalde mate wilt laten beperken, zullen wij geen nadelige stappen jegens u nemen, en een dergelijk besluit zal geen enkel nadelig effect hebben op uw dienstverband met ons.
Lees onze bijgewerkte Gegevensprivacyrichtlijn (ga naar link) voor meer informatie over uw mogelijkheden om het gebruik en de openbaarmaking van uw HR-gegevens door ons te beperken.
Veiligheid
Wij nemen redelijke en passende maatregelen, met inbegrip van administratieve, organisatorische, technische en fysieke maatregelen, om uw HR-gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, diefstal, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
Inzage en correctie van HR-gegevens
Conform de vigerende wetgeving hebt u recht op toegang, corrigeren, bijwerken, kopiëren of verwijderen van uw persoonsgegevens en om te bepalen of uw HR-gegevens onzorgvuldig of incorrect zijn verwerkt. Uw recht op toegang tot uw HR-gegevens is voorwaardelijk en kan onder bepaalde omstandigheden worden geweigerd. Als u gebruik wilt maken van dit recht voor toegang tot uw HR-gegevens, stuur dan een e-mailbericht naar
dpo@avantorsciences.com.
Bewaren van HR-gegevens
Uw HR-gegevens worden bijgehouden voor de duur van uw dienstverband bij Avantor en daarna gedurende een periode van in principe zes jaar vanaf het einde van uw dienstverband, of een andere periode indien dit volgens de lokale wetgeving is vereist en in lijn met het vigerende beleid inzake dossierbeheer van Avantor. Daarnaast worden bepaalde HR-gegevens waar nodig langer bewaard zodat Avantor aan zijn voortgaande verplichtingen jegens u kan voldoen (bijv. voor pensioenadministratie) en waar dit volgens de lokale wetgeving vereist is.
Vragen of klachten
Wij bieden u een manier om vragen te stellen of zorgen te uiten over onze verwerking van uw HR-gegevens, en wij bieden ook kosteloos een redelijke procedure voor het onderzoeken en oplossen van klachten betreffende zaken die in deze Kennisgeving aan de orde komen. Al uw vragen of zorgen betreffende uw HR-gegevens dient u naar het volgende e-mailadres te sturen: dpo@avantorsciences.com.
Wij zetten ons conform de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in om klachten op te lossen met betrekking tot uw privacy en het verzamelen en gebruiken van uw HR-gegevens door ons.
Indien u ingezetene bent van de Europese Unie en wij een klacht of vraag met betrekking tot uw HR-gegevens die worden verwerkt niet tijdig in behandeling nemen, of een dergelijke klacht of vraag niet binnen 30 dagen na ontvangst volledig hebben opgelost, kunt u uw klacht kosteloos voorleggen aan de desbetreffende gegevensbeschermingsinstantie in de Europese Unie (“DPA”), alsmede de Zwitserse federale bescherming van persoonlijke data en de commissaris voor informatie. De DPA's alsmede de Zwitserse federale bescherming van persoonlijke data en de commissaris voor informatie zullen een commissie instellen om uw klachten die zijn ingediend te onderzoeken en op te lossen en wij zullen aan deze commissie onze medewerking verlenen. Wij zullen ons conformeren aan het advies van de betreffende DPA en de commissaris voor informatie en noodzakelijke stappen nemen om elk geval waarin de vigerende privacy wetgeving niet is nageleefd te herstellen. Ga voor de desbetreffende DPA binnen de Europese Unie naar deze koppeling. Bezoek om contact met de Zwitserse DPA op te nemen deze link.
In aanvulling op het samenwerken met en voldoen aan de DPA's en andere toepasselijke geschillenoplossingmechanismen of bevoegde autoriteiten, zijn wij onderworpen aan de onderzoekende en implementerende krachten van de VS Federale Handelscommissie.
Beperkingen ten aanzien van deze Kennisgeving
Niettegenstaande hetgeen bepaald is in deze Kennisgeving kan naleving van deze Kennisgeving en de Gegevensprivacyrichtlijn beperkt zijn: (1) volgens de mate waarin dit noodzakelijk is om te voldoen aan eisen met betrekking tot de nationale veiligheid, het publieke belang of wetshandhaving; en (2) door wet- en regelgeving of jurisprudentie die tot strijdige verplichtingen of expliciete machtigingen leidt, mits wij bij het uitoefenen van een dergelijke machtiging kunnen aantonen dat het feit dat wij de vigerende wetgeving niet naleven beperkt is tot de mate waarin dit noodzakelijk is om te voldoen aan de overstijgende legitieme belangen die voor een dergelijke machtiging zijn vereist.
Wijzigingen in deze privacykennisgeving
Indien vereist door wijzigingen in wetgeving, bedrijfsprocedures of andere factoren, zullen wij u een nieuwe privacykennisgeving doen toekomen.