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Dieser Datenschutzhinweis („Hinweis“) von Avantor, Inc., bietet einen umfassenden Überblick über die Geschäftspraktiken von Avantor, Inc., und seinen weltweit tätigen verbundenen Unternehmen (im Folgenden zusammenfassend „Avantor“, „wir“, „uns“ und „unsere (in allen grammatikalischen Varianten)“) bezüglich der Erhebung, Verwendung, Speicherung und Offenlegung von personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erhoben werden („Personaldaten“). Dieser Hinweis ist gültig für alle Mitarbeiter und Leiharbeiter (ehemalige oder aktuelle), potentiellen Angestellten sowie die Familienangehörigen, Begünstigten und Notfallkontakte unserer Mitarbeiter und Leiharbeiter. Allen betroffenen Einzelpersonen (im Folgenden „Sie“ und „Ihr (in allen grammatikalischen Varianten)“) wird empfohlen, diesen Hinweis sorgfältig durchzulesen.
Verpflichtung zum Schutz der Privatsphäre
Wir respektieren Ihre Privatsphäre und bemühen uns daher stets, alle anwendbaren Datenschutzgesetze und -vorschriften aller Länder, in denen wir tätig sind, einzuhalten. Zum Schutz von Personaldaten und zur Aufrechterhaltung der Einhaltung von allen anwendbaren Datenschutzgesetzen, -vorschriften und sonstigen internationalen Standards haben wir unseren Globalen Datenschutzstandard (den „Datenschutzstandard“; bitte folgen Sie diesem Link) überarbeitet, der umfassende Datenschutzprinzipien zur Anwendung bei der Verarbeitung von Personaldaten durch all unsere Geschäftseinheiten weltweit enthält. Zudem haben wir unsere Datenschutz- und Sicherheitskontrollmechanismen sowohl intern als auch in unseren Geschäftsverhältnissen mit Dritten weiterentwickelt und aktualisiert, um sicherzustellen, dass der Datenschutzstandard befolgt wird.
Personaldaten, die erhoben und verarbeitet werden dürfen
Wir erheben Ihre Personaldaten aus unterschiedlichen Quellen, darunter aus direkt von Ihnen erhaltenen Daten (z. B. durch eine Bewerbung oder eine Änderung Ihrer Privatadresse), aus von anderen Personen angegebenen Daten (z. B. Vorgesetzte, Mitarbeiter, externe Dienstleister oder Behörden), oder aus durch Ihre Aktivitäten am Arbeitsplatz automatisch generierten Daten (z. B. die Anzahl Ihrer Arbeitsstunden, Ihr Arbeitsverlauf oder die Zeiten Ihrer Zugriffe auf die Avantor-Computernetzwerke). Im Falle einer Naturkatastrophe oder eines lebensgefährlichen/sicherheitsgefährdenden Notfalls behalten wir uns das Recht vor, Posts in sozialen Medien oder sonstigen öffentlichen Quellen zu nutzen, um unsere Mitarbeiter zu kontaktieren, sofern diese anderweitig nicht erreichbar sind. Im Falle von Ermittlungen gegen bei uns beschäftigte Mitarbeiter behalten wir uns zusätzlich das Recht vor, für den Vorfall relevante Daten von externen Quellen wie Privatpersonen, Strafverfolgungsbehörden oder öffentlichen Quellen wie Nachrichten oder öffentlichen Posts in sozialen Medien zu erheben.
Die von Avantor erhobenen und verarbeiteten Personaldaten sind u. a.:
Wir erkennen an, dass einige der oben genannten Personaldaten in manchen Ländern und Rechtsordnungen als „Sensible Daten“ eingestuft werden können, wie z. B. Daten, die die ethnische Zugehörigkeit, politische Einstellungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, eventuelle Vorstrafen, behördliche Identifikationsnummern, Geoortungsdaten, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Informationen hinsichtlich des Sexuallebens oder der sexuellen Orientierung einer Person offenlegen oder enthalten. Avantor verpflichtet sich bei der Erhebung und Verarbeitung von Personaldaten zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzgesetze des jeweiligen Landes und erhebt als sensible Daten eingestufte Personaldaten von Ihnen nur insoweit, als es gesetzlich erforderlich ist, mit Ihrer Zustimmung und/oder um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
Gründe für die Erhebung von Personaldaten und Informationen zu ihrer Nutzung
Avantor erhebt und verarbeitet Personaldaten insbesondere für geschäfts- oder mitarbeiterbezogene Zwecke, einschließlich beispielsweise der Ausübung von folgenden Funktionen und Aktivitäten: Personalbeschaffung; Verwaltung von Personal, Personalunterlagen und -kommunikation; Verwaltung von Vergütung, Anreizen, Belohnungen und Sozialleistungen; Leistungsmanagement; Schulungen; Karriereentwicklung, Mentoring und Nachfolgeplanung; Verwaltung von Dienstreisen und Firmenkreditkarten; Führung eines Ethik-Berichtsystems; Untersuchungen potenzieller Verletzungen von Gesetzen oder Avantor-Richtlinien; Geschäfts- und Personalplanung; Immobilienverwaltung; Verwaltung von Informationssystemen; Sicherheit, einschließlich Schutz und Sicherung von Systemen, Technologien, vertraulichen Informationen, Personal-, Kunden- und Lieferantendaten sowie anderen Ressourcen und Vermögenswerten von Avantor; Versicherungsaktivitäten; Rechnungslegung, Buchführung und -prüfung; Hinterlegung von Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutzunterlagen und Einhaltung der einschlägigen Vorschriften; Einhaltung von Steuer- und Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen; Begründung von und Schutz vor Rechtsansprüchen; Erfüllung von behördlichen Berichtserstattungsanforderungen; Beantwortung und Verteidigung bei Anfragen von Kontrollbehörden, Untersuchungen und Durchsetzungsmaßnahmen; sowie in sonstigen Fällen, in denen es aufgrund der geltenden Gesetze erforderlich ist (all diese Zwecke, Funktionen und Aktivitäten im Folgenden zusammenfassend die „Bestimmten Zwecke“). Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung verarbeiten oder veröffentlichen wir keine Personaldaten für Werbe- oder Marketingzwecke und stellen, sofern wir um Ihre Zustimmung bitten, sicher, dass diese bewusst und freiwillig erteilt wird und dass Sie bei der Entscheidung, Ihre Zustimmung nicht zu erteilen oder diese zu widerrufen, keine negativen Auswirkungen zu befürchten haben.
Übertragung, Speicherung und Offenlegung von Personaldaten
Übertragungen in die USA
Avantor wendet globale und lokale Personaldatensysteme und -verfahren („HRIS“) an, um die Effektivität und Effizienz unserer Personalverwaltungsprogramme, -funktionen und -aktivitäten zu maximieren. Das HRIS ermittelt und verwaltet mittels sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU befindlichen Datenbanken die Personaldaten aller Mitarbeiter, Leiharbeiter oder potentiellen Mitarbeiter von Avantor. Dementsprechend kann Avantor Ihre Personaldaten für die Bestimmten Zwecke über Ländergrenzen hinaus an den Standort dieser Datenbanken übertragen. Obwohl Mitarbeiter auch außerhalb des Landes, in dem Sie arbeiten, Zugriff auf die o. g. Datenbanken mit den Personaldaten haben können (z. B. wenn Ihr Vorgesetzter sich in einem anderen Land befindet oder Ihre Entgeltabrechnung in einem anderen Land bearbeitet wird), wird auf den Großteil Ihrer Personaldaten nur durch dazu befugtes Personal innerhalb des Landes, in dem Sie arbeiten, zugegriffen, das diese zur Ausführung ihrer Aufgaben in Zusammenhang mit den Bestimmten Zwecken benötigt.
Personaldaten, die aus der EU in die USA oder andere Länder übertragen werden, unterliegen den Bestimmungen der „Standardvertragsklauseln“ bezüglich der Übertragung von Personaldaten an in Drittländern ansässige Controller gemäß der Entscheidung der Kommission 2004/915/EC.
Personaldaten, die aus allen sonstigen Ländern oder Rechtsordnungen in die USA übertragen werden, unterliegen dem Datenschutzstandard, der von den gültigen Datenschutzgesetzen des Landes, in dem sich Ihr Wohnsitz befindet, abweichen kann.
Weitere Übertragungen und Offenlegungen
Ferner sind wir berechtigt, Ihre Personaldaten, soweit erforderlich, für die Bestimmten Zwecke offenzulegen: (1) gegenüber anderen verbundenen Unternehmen von Avantor weltweit (z. B. wenn Sie die temporäre oder dauerhafte Arbeit für ein anderes verbundenes Unternehmen von Avantor beantragen oder Ihr Vorgesetzter bei einem anderen verbundenen Unternehmen von Avantor beschäftigt ist); (2) gegenüber Drittbeauftragten, -anbietern oder -auftragnehmern, die Dienstleistungen im Namen von Avantor ausführen; (3) gegenüber übernehmenden Unternehmen, Prüfern oder anderen relevanten Beratern, die bei einer Insolvenz von Avantor am Verkauf oder an der Übertragung eines Teils oder aller Geschäfte beteiligt sind, oder im Fall eines Kontrollwechsels; (4) gegenüber Behörden zu Zwecken der Berichterstattung; (5) soweit es für die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; (6) soweit es für den Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen (d. h., Ihrer Gesundheit oder Sicherheit) oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen Person erforderlich ist; (7) gegenüber Prüfern und anderen relevanten Beratern im Zusammenhang mit einer Prüfung von Avantor; sowie (8) in Fällen, in denen es rechtlich erforderlich ist. Für den Fall, dass eine der oben genannten Offenlegungen die Übertragung Ihrer Personaldaten an eine andere Rechtsordnung als die des Landes, in dem sich Ihr Wohnsitz befindet, erfordert, so werden diese Daten entsprechend des Datenschutzstandards übertragen, der von den gültigen Datenschutzgesetzen des Landes, in dem sich Ihr Wohnsitz befindet, abweichen kann.
Hinsichtlich der Offenlegungen und Übertragungen Ihrer Personaldaten an Drittbeauftragte, -anbieter oder -auftragnehmer stellt Avantor sicher, dass diese Drittbeauftragten vertraglich dazu verpflichtet sind, Ihre Personaldaten nur zu den Zwecken und in den Zeiträumen zu verarbeiten, die für die Ausführung der entsprechenden Dienstleistungen angemessener Weise erforderlich sind, und Ihre Personaldaten angemessen zu schützen. Für Übertragungen an Drittbeauftragte ist VWR verantwortlich und haftbar, sofern Drittbeauftragte, die Avantor für die Verarbeitung Ihrer Personaldaten in dessen Namen beauftragt, in einer Art und Weise handeln, die nicht den gültigen Datenschutzgesetzen entspricht, es sei denn, Avantor weist nach, dass es für den schadensverursachenden Vorfall nicht verantwortlich ist.
Einschränkung der Verwendung oder Offenlegung
In den meisten Fällen ist die Verarbeitung Ihrer Personaldaten zur Durchführung unserer Geschäfte oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben notwendig. In bestimmten Fällen haben Sie jedoch das Recht, unsere Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten einzuschränken; weitere Informationen dazu erhalten Sie in unserem aktualisierten Datenschutzstandard unter diesem Link. Sollten wir beispielsweise Ihre Personaldaten für einen Zweck verwenden möchten, der wesentlich von den Bestimmten Zwecken abweicht, so werden wir Sie vorab über den neuen Zweck informieren und Ihnen ein eindeutiges, verständliches und jederzeit verfügbares Verfahren zur Verfügung stellen, um der Verwendung Ihrer Personaldaten für den neuen Zweck widersprechen zu können. Sofern Sie berechtigt sind, die Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten durch uns einzuschränken, werden wir Sie in jedem Fall über dieses Recht informieren und Ihnen eindeutige, verständliche und jederzeit verfügbare Verfahren zur Ausübung dieses Rechts zur Verfügung stellen. Sofern Sie sich dazu entscheiden, die Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten durch uns einzuschränken, werden wir keine nachteiligen Maßnahmen gegen Sie einleiten, und Ihre Entscheidung wird in keinem Fall Ihr Arbeitsverhältnis mit uns negativ beeinflussen.
Weitere Informationen bezüglich der Möglichkeit, unsere Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten einzuschränken, erhalten Sie in unserem aktualisierten Datenschutzstandard unter diesem Link.
Sicherheit
Wir ergreifen angemessene und geeignete Maßnahmen, einschließlich administrativer, organisatorischer, technischer und physischer Maßnahmen, die dem Schutz Ihrer Personaldaten vor Verlust, missbräuchlicher Verwendung, Diebstahl, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Vernichtung dienen.
Zugriff auf und Korrektur von Personaldaten
Gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen können Sie dazu berechtigt sein, auf von Avantor gespeicherte Personaldaten zuzugreifen, diese zu ändern, zu kopieren oder zu löschen sowie festzustellen, ob Ihre Personaldaten inkorrekt sind oder unsachgemäß verarbeitet wurden. Ihr Recht auf Zugriff auf Ihre Personaldaten ist an Bedingungen geknüpft und dessen Durchsetzung kann unter bestimmten Umständen abgelehnt werden. Wenn Sie Ihr Recht auf Zugriff auf Ihre Personaldaten ausüben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an dpo@avantorsciences.com.
Speicherung von Personaldaten
Ihre Personaldaten werden für die Dauer Ihrer Beschäftigung bei VWR sowie für einen variablen Zeitraum von normalerweise sechs Jahren ab dem Ende Ihrer Beschäftigung oder für einen abweichenden Zeitraum, sofern es die lokalen Gesetze dies erfordern und in Übereinstimmung mit den zum entsprechenden Zeitpunkt gültigen Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert. Zusätzlich werden bestimmte Personaldaten, soweit erforderlich, für längere Zeiträume gespeichert, um fortlaufende Verpflichtungen von Avantor Ihnen gegenüber (z. B. die Verwaltung von Rentenleistungen) zu erfüllen und sofern es die lokalen Gesetze erfordern.
Fragen und Beschwerden
Wir ermöglichen es Ihnen, Fragen oder Bedenken bezüglich der Verarbeitung Ihrer Personaldaten durch uns zu äußern, und stellen ein faires und für Sie kostenfreies Verfahren zur Untersuchung und Beilegung von Beschwerden hinsichtlich der von diesem Datenschutzhinweis abgedeckten Themen zur Verfügung. Alle Fragen und Beschwerden, die Sie bezüglich ihrer Personaldaten haben, sind an die folgende E-Mail-Adresse zu richten: dpo@avantorsciences.com.
In Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen setzen wir uns für die schnelle Beilegung von Beschwerden hinsichtlich Ihrer Privatsphäre und unserer Erhebung und Verwendung Ihrer Personaldaten ein.
Sofern Sie sich in der Europäischen Union befinden und wir eine Beschwerde oder Anfrage bezüglich Ihrer verarbeiteten Personaldaten nicht innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens bearbeiten oder wir nicht in der Lage sind, die entsprechende Beschwerde oder Anfrage vollständig innerhalb von 30 Tagen ab Eingang derselben beizulegen, so können Sie Ihre Beschwerde kostenfrei bei den zuständigen Datenschutzbehörden der Europäischen Union („DPAs“), beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten und in anderen Ländern bei den zuständigen Stellen einreichen. In diesem Fall bilden die DPAs und der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte einen Ausschuss zur Untersuchung und Beilegung gemäß der anwendbaren Datenschutzgesetze vorgebrachten Beschwerde und wir verpflichten uns zur Zusammenarbeit mit diesem Ausschuss. Wir befolgen die von der zuständigen Datenschutzbehörde und dem Beauftragten erteilten Hinweise und Ratschläge und unternehmen alle notwendigen Schritte, um alle Nichteinhaltungen der anwendbaren Datenschutzgesetze zu beheben. Die zuständigen Datenschutzbehörden der Europäischen Union finden Sie unter diesemn Link. Die Datenschutzbehörden der Schweiz finden Sie unter diesem Link.
Zusätzlich zur Zusammenarbeit mit den DPAs und sonstigen zuständigen Streitschlichtungsstellen oder zuständigen Behörden und der Einhaltung ihrer Vorgaben unterliegen wir den Untersuchungs- und Vollstreckungsbefugnissen der U.S. Federal Trade Commission.
Einschränkungen dieses Hinweises
Ungeachtet gegensätzlicher Bestimmungen dieses Datenschutzhinweises kann die Einhaltung dieses Datenschutzhinweise und des Datenschutzstandards insofern eingeschränkt sein, (1) als es die nationale Sicherheit, das öffentliche Interesse oder die Durchsetzung von Gesetzen erfordern; oder (2) Gesetze, eine Regierungsverordnungen oder Gerichtsentscheidungen widerstreitende Verpflichtungen oder ausdrückliche Berechtigungen schaffen, vorausgesetzt, dass wir bei der Geltendmachung einer solchen Berechtigung nachweisen können, dass unsere Nichteinhaltung auf den Umfang beschränkt ist, der erforderlich ist, um die durch eine solche Berechtigung entstehenden berechtigten Interessen zu erfüllen.
Änderungen an diesem Datenschutzhinweis
Falls es aufgrund von Änderungen von Gesetzen, Geschäftspraktiken oder anderen Faktoren erforderlich wird, lassen wir Ihnen einen neuen Datenschutzhinweis zukommen.
Verpflichtung zum Schutz der Privatsphäre
Wir respektieren Ihre Privatsphäre und bemühen uns daher stets, alle anwendbaren Datenschutzgesetze und -vorschriften aller Länder, in denen wir tätig sind, einzuhalten. Zum Schutz von Personaldaten und zur Aufrechterhaltung der Einhaltung von allen anwendbaren Datenschutzgesetzen, -vorschriften und sonstigen internationalen Standards haben wir unseren Globalen Datenschutzstandard (den „Datenschutzstandard“; bitte folgen Sie diesem Link) überarbeitet, der umfassende Datenschutzprinzipien zur Anwendung bei der Verarbeitung von Personaldaten durch all unsere Geschäftseinheiten weltweit enthält. Zudem haben wir unsere Datenschutz- und Sicherheitskontrollmechanismen sowohl intern als auch in unseren Geschäftsverhältnissen mit Dritten weiterentwickelt und aktualisiert, um sicherzustellen, dass der Datenschutzstandard befolgt wird.
Personaldaten, die erhoben und verarbeitet werden dürfen
Wir erheben Ihre Personaldaten aus unterschiedlichen Quellen, darunter aus direkt von Ihnen erhaltenen Daten (z. B. durch eine Bewerbung oder eine Änderung Ihrer Privatadresse), aus von anderen Personen angegebenen Daten (z. B. Vorgesetzte, Mitarbeiter, externe Dienstleister oder Behörden), oder aus durch Ihre Aktivitäten am Arbeitsplatz automatisch generierten Daten (z. B. die Anzahl Ihrer Arbeitsstunden, Ihr Arbeitsverlauf oder die Zeiten Ihrer Zugriffe auf die Avantor-Computernetzwerke). Im Falle einer Naturkatastrophe oder eines lebensgefährlichen/sicherheitsgefährdenden Notfalls behalten wir uns das Recht vor, Posts in sozialen Medien oder sonstigen öffentlichen Quellen zu nutzen, um unsere Mitarbeiter zu kontaktieren, sofern diese anderweitig nicht erreichbar sind. Im Falle von Ermittlungen gegen bei uns beschäftigte Mitarbeiter behalten wir uns zusätzlich das Recht vor, für den Vorfall relevante Daten von externen Quellen wie Privatpersonen, Strafverfolgungsbehörden oder öffentlichen Quellen wie Nachrichten oder öffentlichen Posts in sozialen Medien zu erheben.
Die von Avantor erhobenen und verarbeiteten Personaldaten sind u. a.:
- Ihr Name und Ihre Kontaktdaten (z. B. Privat- und Geschäftsadressen, Telefon-, Mobilfunk- und Faxnummern, E-Mail-Adressen, Instant-Messaging-Identität im Unternehmen)
- Ihr Geburtsdatum und Geburtsort
- Ihr Geschlecht
- Ihr Familienstand
- Ihre ethnische Zugehörigkeit und Staatsangehörigkeit
- Angaben zu Ihrer Religionszugehörigkeit (sofern nach geltendem Recht erforderlich oder mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung)
- Sprachen, die Sie beherrschen
- Ihre Bankdaten
- Ihre Sozialversicherungsnummer oder Ihre nationalen Identifikationsmerkmale, z. B. Ihr nationaler Personalausweis/Pass, Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungsstatus oder sonstige steuerlichen/behördlichen Identifikationsnummern
- Daten Ihrer Firmen-Kreditkarte
- Daten über Ihren Zugriff, Ihre Nutzung und Ihre Authentifizierung an Computern, Geräten und Einrichtungen, Nutzung von Anwendungen (z. B. Identifikationscodes, Anmeldekennwörter, IP-Adresse)
- Ihre innerhalb des Avantor-Unternehmensnetzwerks übermittelte elektronische Kommunikation.
- Daten zu Ihrer Gesundheit (z. B. Namen von Hausärzten, eingenommene Medikamente und/oder Erkrankungen)
- Fotografien und andere Abbildungen von Ihnen
- Daten zu Ihrer Schulbildung und Ausbildung (z. B. Bildungsgrad, Fachgebiet und Lehreinrichtung, Kompetenzbeurteilungen, berufliche Lizenzen und Zertifizierungen, absolvierte Schulungen)
- Angaben zu Ihrer Beschäftigung, Leistung, Vergütung und Ihren Sozialleistungen (z. B. Einstellungsdatum, Mitarbeiter-Identifikationsnummer, Stellenbezeichnung, Position/Dienstgrad, Anwesenheit, Abteilung, Geschäftseinheit, Vorgesetzter, Standort, berufliche Zielvorgaben, Leistungsbeurteilungen, Leistungs- und Führungsbewertungen, Entgelt, Bonus, langfristige Leistungsanreize, Prämien, Rente, Namen von Familienmitgliedern/Angehörigen)
- Ihre früheren Arbeitgeber und Ihre Erwerbsbiografie
- Ihre beruflichen Referenzen und Empfehlungsschreiben
- Ihre Arbeitseinschränkungen und -anpassungen
- Beschwerdeabwicklungen
- Betriebshygiene-Expositionseinschätzung und Überwachungsdaten
- Namen und Kontaktdaten Ihrer Angehörigen, Begünstigten und Notfallkontakte
- Geburtsdatum, Geschlecht, staatliche Identifikationsnummer und andere Informationen zu Begünstigten/Angehörigen
Wir erkennen an, dass einige der oben genannten Personaldaten in manchen Ländern und Rechtsordnungen als „Sensible Daten“ eingestuft werden können, wie z. B. Daten, die die ethnische Zugehörigkeit, politische Einstellungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, eventuelle Vorstrafen, behördliche Identifikationsnummern, Geoortungsdaten, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Informationen hinsichtlich des Sexuallebens oder der sexuellen Orientierung einer Person offenlegen oder enthalten. Avantor verpflichtet sich bei der Erhebung und Verarbeitung von Personaldaten zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzgesetze des jeweiligen Landes und erhebt als sensible Daten eingestufte Personaldaten von Ihnen nur insoweit, als es gesetzlich erforderlich ist, mit Ihrer Zustimmung und/oder um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
Gründe für die Erhebung von Personaldaten und Informationen zu ihrer Nutzung
Avantor erhebt und verarbeitet Personaldaten insbesondere für geschäfts- oder mitarbeiterbezogene Zwecke, einschließlich beispielsweise der Ausübung von folgenden Funktionen und Aktivitäten: Personalbeschaffung; Verwaltung von Personal, Personalunterlagen und -kommunikation; Verwaltung von Vergütung, Anreizen, Belohnungen und Sozialleistungen; Leistungsmanagement; Schulungen; Karriereentwicklung, Mentoring und Nachfolgeplanung; Verwaltung von Dienstreisen und Firmenkreditkarten; Führung eines Ethik-Berichtsystems; Untersuchungen potenzieller Verletzungen von Gesetzen oder Avantor-Richtlinien; Geschäfts- und Personalplanung; Immobilienverwaltung; Verwaltung von Informationssystemen; Sicherheit, einschließlich Schutz und Sicherung von Systemen, Technologien, vertraulichen Informationen, Personal-, Kunden- und Lieferantendaten sowie anderen Ressourcen und Vermögenswerten von Avantor; Versicherungsaktivitäten; Rechnungslegung, Buchführung und -prüfung; Hinterlegung von Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutzunterlagen und Einhaltung der einschlägigen Vorschriften; Einhaltung von Steuer- und Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen; Begründung von und Schutz vor Rechtsansprüchen; Erfüllung von behördlichen Berichtserstattungsanforderungen; Beantwortung und Verteidigung bei Anfragen von Kontrollbehörden, Untersuchungen und Durchsetzungsmaßnahmen; sowie in sonstigen Fällen, in denen es aufgrund der geltenden Gesetze erforderlich ist (all diese Zwecke, Funktionen und Aktivitäten im Folgenden zusammenfassend die „Bestimmten Zwecke“). Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung verarbeiten oder veröffentlichen wir keine Personaldaten für Werbe- oder Marketingzwecke und stellen, sofern wir um Ihre Zustimmung bitten, sicher, dass diese bewusst und freiwillig erteilt wird und dass Sie bei der Entscheidung, Ihre Zustimmung nicht zu erteilen oder diese zu widerrufen, keine negativen Auswirkungen zu befürchten haben.
Übertragung, Speicherung und Offenlegung von Personaldaten
Übertragungen in die USA
Avantor wendet globale und lokale Personaldatensysteme und -verfahren („HRIS“) an, um die Effektivität und Effizienz unserer Personalverwaltungsprogramme, -funktionen und -aktivitäten zu maximieren. Das HRIS ermittelt und verwaltet mittels sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU befindlichen Datenbanken die Personaldaten aller Mitarbeiter, Leiharbeiter oder potentiellen Mitarbeiter von Avantor. Dementsprechend kann Avantor Ihre Personaldaten für die Bestimmten Zwecke über Ländergrenzen hinaus an den Standort dieser Datenbanken übertragen. Obwohl Mitarbeiter auch außerhalb des Landes, in dem Sie arbeiten, Zugriff auf die o. g. Datenbanken mit den Personaldaten haben können (z. B. wenn Ihr Vorgesetzter sich in einem anderen Land befindet oder Ihre Entgeltabrechnung in einem anderen Land bearbeitet wird), wird auf den Großteil Ihrer Personaldaten nur durch dazu befugtes Personal innerhalb des Landes, in dem Sie arbeiten, zugegriffen, das diese zur Ausführung ihrer Aufgaben in Zusammenhang mit den Bestimmten Zwecken benötigt.
Personaldaten, die aus der EU in die USA oder andere Länder übertragen werden, unterliegen den Bestimmungen der „Standardvertragsklauseln“ bezüglich der Übertragung von Personaldaten an in Drittländern ansässige Controller gemäß der Entscheidung der Kommission 2004/915/EC.
Personaldaten, die aus allen sonstigen Ländern oder Rechtsordnungen in die USA übertragen werden, unterliegen dem Datenschutzstandard, der von den gültigen Datenschutzgesetzen des Landes, in dem sich Ihr Wohnsitz befindet, abweichen kann.
Weitere Übertragungen und Offenlegungen
Ferner sind wir berechtigt, Ihre Personaldaten, soweit erforderlich, für die Bestimmten Zwecke offenzulegen: (1) gegenüber anderen verbundenen Unternehmen von Avantor weltweit (z. B. wenn Sie die temporäre oder dauerhafte Arbeit für ein anderes verbundenes Unternehmen von Avantor beantragen oder Ihr Vorgesetzter bei einem anderen verbundenen Unternehmen von Avantor beschäftigt ist); (2) gegenüber Drittbeauftragten, -anbietern oder -auftragnehmern, die Dienstleistungen im Namen von Avantor ausführen; (3) gegenüber übernehmenden Unternehmen, Prüfern oder anderen relevanten Beratern, die bei einer Insolvenz von Avantor am Verkauf oder an der Übertragung eines Teils oder aller Geschäfte beteiligt sind, oder im Fall eines Kontrollwechsels; (4) gegenüber Behörden zu Zwecken der Berichterstattung; (5) soweit es für die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; (6) soweit es für den Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen (d. h., Ihrer Gesundheit oder Sicherheit) oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen Person erforderlich ist; (7) gegenüber Prüfern und anderen relevanten Beratern im Zusammenhang mit einer Prüfung von Avantor; sowie (8) in Fällen, in denen es rechtlich erforderlich ist. Für den Fall, dass eine der oben genannten Offenlegungen die Übertragung Ihrer Personaldaten an eine andere Rechtsordnung als die des Landes, in dem sich Ihr Wohnsitz befindet, erfordert, so werden diese Daten entsprechend des Datenschutzstandards übertragen, der von den gültigen Datenschutzgesetzen des Landes, in dem sich Ihr Wohnsitz befindet, abweichen kann.
Hinsichtlich der Offenlegungen und Übertragungen Ihrer Personaldaten an Drittbeauftragte, -anbieter oder -auftragnehmer stellt Avantor sicher, dass diese Drittbeauftragten vertraglich dazu verpflichtet sind, Ihre Personaldaten nur zu den Zwecken und in den Zeiträumen zu verarbeiten, die für die Ausführung der entsprechenden Dienstleistungen angemessener Weise erforderlich sind, und Ihre Personaldaten angemessen zu schützen. Für Übertragungen an Drittbeauftragte ist VWR verantwortlich und haftbar, sofern Drittbeauftragte, die Avantor für die Verarbeitung Ihrer Personaldaten in dessen Namen beauftragt, in einer Art und Weise handeln, die nicht den gültigen Datenschutzgesetzen entspricht, es sei denn, Avantor weist nach, dass es für den schadensverursachenden Vorfall nicht verantwortlich ist.
Einschränkung der Verwendung oder Offenlegung
In den meisten Fällen ist die Verarbeitung Ihrer Personaldaten zur Durchführung unserer Geschäfte oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben notwendig. In bestimmten Fällen haben Sie jedoch das Recht, unsere Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten einzuschränken; weitere Informationen dazu erhalten Sie in unserem aktualisierten Datenschutzstandard unter diesem Link. Sollten wir beispielsweise Ihre Personaldaten für einen Zweck verwenden möchten, der wesentlich von den Bestimmten Zwecken abweicht, so werden wir Sie vorab über den neuen Zweck informieren und Ihnen ein eindeutiges, verständliches und jederzeit verfügbares Verfahren zur Verfügung stellen, um der Verwendung Ihrer Personaldaten für den neuen Zweck widersprechen zu können. Sofern Sie berechtigt sind, die Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten durch uns einzuschränken, werden wir Sie in jedem Fall über dieses Recht informieren und Ihnen eindeutige, verständliche und jederzeit verfügbare Verfahren zur Ausübung dieses Rechts zur Verfügung stellen. Sofern Sie sich dazu entscheiden, die Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten durch uns einzuschränken, werden wir keine nachteiligen Maßnahmen gegen Sie einleiten, und Ihre Entscheidung wird in keinem Fall Ihr Arbeitsverhältnis mit uns negativ beeinflussen.
Weitere Informationen bezüglich der Möglichkeit, unsere Verwendung und Offenlegung Ihrer Personaldaten einzuschränken, erhalten Sie in unserem aktualisierten Datenschutzstandard unter diesem Link.
Sicherheit
Wir ergreifen angemessene und geeignete Maßnahmen, einschließlich administrativer, organisatorischer, technischer und physischer Maßnahmen, die dem Schutz Ihrer Personaldaten vor Verlust, missbräuchlicher Verwendung, Diebstahl, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Vernichtung dienen.
Zugriff auf und Korrektur von Personaldaten
Gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen können Sie dazu berechtigt sein, auf von Avantor gespeicherte Personaldaten zuzugreifen, diese zu ändern, zu kopieren oder zu löschen sowie festzustellen, ob Ihre Personaldaten inkorrekt sind oder unsachgemäß verarbeitet wurden. Ihr Recht auf Zugriff auf Ihre Personaldaten ist an Bedingungen geknüpft und dessen Durchsetzung kann unter bestimmten Umständen abgelehnt werden. Wenn Sie Ihr Recht auf Zugriff auf Ihre Personaldaten ausüben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an dpo@avantorsciences.com.
Speicherung von Personaldaten
Ihre Personaldaten werden für die Dauer Ihrer Beschäftigung bei VWR sowie für einen variablen Zeitraum von normalerweise sechs Jahren ab dem Ende Ihrer Beschäftigung oder für einen abweichenden Zeitraum, sofern es die lokalen Gesetze dies erfordern und in Übereinstimmung mit den zum entsprechenden Zeitpunkt gültigen Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert. Zusätzlich werden bestimmte Personaldaten, soweit erforderlich, für längere Zeiträume gespeichert, um fortlaufende Verpflichtungen von Avantor Ihnen gegenüber (z. B. die Verwaltung von Rentenleistungen) zu erfüllen und sofern es die lokalen Gesetze erfordern.
Fragen und Beschwerden
Wir ermöglichen es Ihnen, Fragen oder Bedenken bezüglich der Verarbeitung Ihrer Personaldaten durch uns zu äußern, und stellen ein faires und für Sie kostenfreies Verfahren zur Untersuchung und Beilegung von Beschwerden hinsichtlich der von diesem Datenschutzhinweis abgedeckten Themen zur Verfügung. Alle Fragen und Beschwerden, die Sie bezüglich ihrer Personaldaten haben, sind an die folgende E-Mail-Adresse zu richten: dpo@avantorsciences.com.
In Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen setzen wir uns für die schnelle Beilegung von Beschwerden hinsichtlich Ihrer Privatsphäre und unserer Erhebung und Verwendung Ihrer Personaldaten ein.
Sofern Sie sich in der Europäischen Union befinden und wir eine Beschwerde oder Anfrage bezüglich Ihrer verarbeiteten Personaldaten nicht innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens bearbeiten oder wir nicht in der Lage sind, die entsprechende Beschwerde oder Anfrage vollständig innerhalb von 30 Tagen ab Eingang derselben beizulegen, so können Sie Ihre Beschwerde kostenfrei bei den zuständigen Datenschutzbehörden der Europäischen Union („DPAs“), beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten und in anderen Ländern bei den zuständigen Stellen einreichen. In diesem Fall bilden die DPAs und der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte einen Ausschuss zur Untersuchung und Beilegung gemäß der anwendbaren Datenschutzgesetze vorgebrachten Beschwerde und wir verpflichten uns zur Zusammenarbeit mit diesem Ausschuss. Wir befolgen die von der zuständigen Datenschutzbehörde und dem Beauftragten erteilten Hinweise und Ratschläge und unternehmen alle notwendigen Schritte, um alle Nichteinhaltungen der anwendbaren Datenschutzgesetze zu beheben. Die zuständigen Datenschutzbehörden der Europäischen Union finden Sie unter diesemn Link. Die Datenschutzbehörden der Schweiz finden Sie unter diesem Link.
Zusätzlich zur Zusammenarbeit mit den DPAs und sonstigen zuständigen Streitschlichtungsstellen oder zuständigen Behörden und der Einhaltung ihrer Vorgaben unterliegen wir den Untersuchungs- und Vollstreckungsbefugnissen der U.S. Federal Trade Commission.
Einschränkungen dieses Hinweises
Ungeachtet gegensätzlicher Bestimmungen dieses Datenschutzhinweises kann die Einhaltung dieses Datenschutzhinweise und des Datenschutzstandards insofern eingeschränkt sein, (1) als es die nationale Sicherheit, das öffentliche Interesse oder die Durchsetzung von Gesetzen erfordern; oder (2) Gesetze, eine Regierungsverordnungen oder Gerichtsentscheidungen widerstreitende Verpflichtungen oder ausdrückliche Berechtigungen schaffen, vorausgesetzt, dass wir bei der Geltendmachung einer solchen Berechtigung nachweisen können, dass unsere Nichteinhaltung auf den Umfang beschränkt ist, der erforderlich ist, um die durch eine solche Berechtigung entstehenden berechtigten Interessen zu erfüllen.
Änderungen an diesem Datenschutzhinweis
Falls es aufgrund von Änderungen von Gesetzen, Geschäftspraktiken oder anderen Faktoren erforderlich wird, lassen wir Ihnen einen neuen Datenschutzhinweis zukommen.