Card text
Cette déclaration de confidentialité des données d’Avantor, Inc. (« Déclaration ») donne un aperçu détaillé des pratiques d’Avantor, Inc. et de ses sociétés mondiales affiliées (auxquelles il est référé ci-dessous par « Avantor », « nous », « notre » et « nos ») concernant la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation des informations à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre de la relation d’embauche (« Données de Ressources Humaines »). Cette déclaration s’applique pour les associés d’Avantor et les contractuels (anciens et actuels), les employés éventuels et les personnes dépendantes, les bénéficiaires et les contacts d’urgence de nos employés et contractuels. Tous ces individus (auxquels il est référé ci-dessous par « vous », « votre » et « vos ») doivent lire attentivement cette déclaration.
Engagement pour la protection de la vie privée
Nous respectons votre vie privée et, par conséquent, nous nous efforçons constamment de nous conformer aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données dans tous les pays dans lesquels nous opérons. Pour protéger les données de ressources humaines et rester en conformité avec les lois, réglementations et autres normes internationales applicables en matière de protection des données, nous avons révisé notre norme mondiale de confidentialité des données (la « Norme de Protection des Données », veuillez consulter ce lien), qui énumère en détail les principes de confidentialité que toutes nos unités commerciales doivent appliquer dans le monde pour les données de ressources humaines. Nous avons également continué à mettre à jour nos mesures de protection et de contrôle de sécurité au niveau interne et dans nos relations avec des tiers pour garantir le respect de la norme de confidentialité des données.
Données de Ressources Humaines pouvant être collectées et traitées
Nous collectons des Données de Ressources Humaines vous concernant auprès de différentes sources notamment : informations fournies par vous-même (données fournies lorsque vous postulez à un poste ou que vous changez d'adresse, par exemple), informations collectées auprès de tiers (par vos superviseurs, collègues, prestataires de services externes ou organismes publics, par exemple) et informations générées automatiquement dans le cadre de vos activités professionnelles (nombre d'heures travaillées, antécédents professionnels, accès aux réseaux de la société, par exemple). Dans le cas d'une catastrophe naturelle ou d'une autre urgence portant atteinte à la vie ou à la sécurité, nous pouvons recourir aux messages publics publiés sur les médias sociaux ou d'autres sources publiques pour retrouver des employés en cas d'incapacité à les contacter autrement. De plus, nous pouvons obtenir des informations relatives à l'incident de sources externes, y compris des tiers privés, des sources publiques ou d’application de la loi comme des sources d'information et des messages publics des médias sociaux en cas d’enquête concernant un employé.
Les Données de Ressources Humaines collectées et traitées par Avantor peuvent inclure :
Nous sommes conscients du fait que certains pays et certaines juridictions peuvent considérer comme des « Données sensibles » certaines des Données de Ressources Humaines ci-dessus, telles que les informations identifiables révélant ou contenant des références aux origines raciales ou ethniques, des opinions politiques, des croyances religieuses ou philosophiques, une appartenance à un mouvement syndical, des antécédents judiciaires, des numéros d'identification attribués par des organismes gouvernementaux, des données de géolocalisation, des données génétiques, des données biométriques ou des données relatives à l'état de santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne. Avantor s'engage à respecter les lois applicables relatives à la protection des données dans ses opérations de collecte et de traitement des Données de Ressources Humaines et nous ne collecterons des Données de Ressources Humaines considérées comme des Données sensibles vous concernant que dans les cas exigés par la loi ou avec votre consentement et/ou, au besoin, pour satisfaire à des exigences légales.
Pourquoi collectons-nous des Données de Ressources Humaines et comment exploitons-nous ces données ?
Avantor collecte et traite vos Données de Ressources Humaines à des fins professionnelles et commerciales, notamment en vue d'effectuer des opérations et des activités connexes telles que : recrutement, administration du personnel, enregistrements et communications, administration des rémunérations, récompenses, maintiens, et avantages, gestion des performances, formation, développement de carrière, mentorat et planification de succession, gestion des déplacements des employés et des cartes de crédit d'entreprise, gestion d'un système de signalement de problèmes d'éthique, enquêtes concernant d'éventuelles violations de la loi ou des politiques d’Avantor, planification commerciale ou salariale, gestion des actifs, gestion des systèmes d'information, sécurité, notamment pour la protection et la sécurisation des systèmes, des technologies, des informations confidentielles, des données du personnel, des clients et des fournisseurs et autres ressources et actifs, autres activités liées aux assurances, facturation, comptabilité et audit, conformité et gestion de fichiers relatifs à l'environnement, la santé et la sécurité, respect des lois fiscales, de la législation du travail ou des accords syndicaux, établissement de réclamations fondées en droit et défense contre de telles réclamations, satisfaction des exigences gouvernementales en matière de rapports, gestion des réponses et défense face aux enquêtes réglementaires, enquêtes et mesures de mise en application, ainsi que toute action requise par la législation (toutes ces fins, fonctions et activités seront collectivement désignées par l'expression « Fins spécifiées »). Nous ne traiterons et ne divulguerons aucune Donnée de ressources humaines vous concernant à des fins commerciales ou publicitaires sans votre autorisation expresse et, si votre consentement est nécessaire, nous nous assurerons que vous y consentez en toute connaissance de cause, de manière vraiment volontaire et que vous ne subirez aucune conséquence à la suite de toute décision de retrait ou de rétractation de votre consentement.
Transfert, Stockage et Divulgation de Données de Ressources Humaines
Transferts vers les États-Unis
Avantor a mis en oeuvre des systèmes et des processus d'informations mondiaux et locaux sur les ressources humaines (« SIRH ») pour maximiser l’efficacité de nos programmes, fonctions et activités de gestion des ressources humaines. Les SIRH suivent et gèrent les Données de Ressources Humaines liées aux associés, contractuels et employés éventuels d’Avantor par le biais de banques de données à la fois au sein et à l’extérieur de l’Union européenne. Par conséquent, Avantor peut transférer vos Données de Ressources Humaines au-delà des frontières vers ces sites de banques de données à des Fins spécifiées. Bien que les banques de données qui conservent les Données de Ressources Humaines puissent être accessibles aux associés en dehors du pays où ils travaillent (par ex. si votre manager se situe dans un autre pays ou votre bulletin de salaire est traité dans un autre pays), la majorité de vos Données de Ressources Humaines ne seront accessibles qu’au personnel et aux managers autorisés dans votre pays qui en auront besoin dans l’exécution de leurs responsabilités en rapport avec les Fins spécifiées.
Les Données de Ressources Humaines transférées de l’Union européenne aux États-Unis et des pays autres que les États-Unis seront soumises aux termes des « Clauses contractuelles standards » pour le transfert de données à caractère personnel à des responsables du traitement établis dans des pays tiers en vertu de Décision 2004/915/CE de la Commission.
Concernant les Données de Ressources Humaines transférées aux États-Unis en provenance de tous les autres pays et juridictions, ces Données de Ressources Humaines seront traitées conformément à la Norme de Protection des Données qui peut différer des lois de votre pays de résidence relatives à la protection des données.
Autres transferts et divulgations
Nous pouvons également être amenés à divulguer vos Données de Ressources Humaines, au besoin, aux Fins spécifiées : (1) à d'autres filiales d’Avantor dans le monde (par ex., si vous postulez pour une mutation permanente ou temporaire vers une autre filiale d’Avantor) ; (2) à des agents, vendeurs ou contractuels tiers, qui exécuteront des services pour le compte d’Avantor ; (3) à une entreprise rachetant la société, à des auditeurs ainsi qu'à d'autres conseillers concernés dans le cas où Avantor devenait insolvable, était impliqué dans la vente ou le transfert d'une partie ou de la totalité de ses activités, ou en cas de changement de contrôle ; (4) aux autorités gouvernementales à des fins d'établissement de rapports ; (5) selon le besoin pour l'établissement de réclamations fondées en droit ou de défenses contre de telles réclamations ; (6) selon le besoin pour protéger vos intérêts vitaux (à savoir votre santé ou votre sécurité) ou les intérêts vitaux d'un tiers ; (7) aux auditeurs et autres conseillers concernés en relation avec un audit d’Avantor et (8) lorsque la Société est légalement tenue de le faire. Si une divulgation mentionnée ci-dessus exige de nous le transfert de vos Données de Ressources Humaines à une juridiction autre que celle de votre pays de résidence, ces données seront traitées conformément à la Norme de Protection des Données qui peut différer des lois de votre pays de résidence relatives à la protection des données.
En ce qui concerne les divulgations et les transferts de vos Données de Ressources Humaines aux agents, vendeurs ou au personnel contractuel tiers, Avantor veillera à ce que ces agents soient tenus par contrat à traiter vos Données de Ressources Humaines uniquement aux fins et pendant la durée raisonnablement nécessaire pour assurer les services requis ainsi que la sécurité de vos Données de Ressources Humaines. Pour les transferts effectués vers des agents, Avantor conservera sa responsabilité dans le cas où un agent tiers engagé par la Société pour traiter vos Données de Ressources Humaines pour son compte agit en violation des lois relatives à la protection de données et notre Norme de Protection des Données, sauf si Avantor prouve sa non-responsabilité quant à la situation à l'origine du préjudice.
Limitations à l'utilisation et à la divulgation
Dans la plupart des cas, le traitement des Données de Ressources Humaines est nécessaire à l’exécution de notre activité ou la satisfaction d’exigences légales. Toutefois, comme décrit plus en détails dans notre Norme de confidentialité des données actualisée (veuillez consulter ce lien), vous pouvez dans certaines circonstances limiter la façon dont nous exploitons et divulguons vos Données de Ressources Humaines. Par exemple, si nous souhaitons utiliser vos Données de Ressources Humaines à une fin matériellement différente des Fins spécifiées, nous vous aviserons d'abord de la nouvelle fin et vous fournirons un mécanisme clair, évident et facilement accessible vous permettant de refuser notre utilisation des Données de Ressources Humaines à une telle fin. Dans le cas où vous avez le droit de limiter notre utilisation et divulgation de vos Données de Ressources Humaines, nous vous informerons d'un tel droit et vous fournirons des mécanismes clairs, évidents et facilement accessibles vous permettant d’exercer un tel droit. Si et dans la mesure où vous choisissez de limiter notre utilisation et divulgation de vos Données de Ressources Humaines, nous ne procéderons à aucune action contraire dirigée contre vous et une telle décision ne causera aucun effet préjudiciable sur votre emploi au sein de notre entreprise.
Pour consulter notre Norme de Protection des Données actualisée (veuillez consulter ce lien) pour obtenir des informations supplémentaires sur la façon dont nous utilisons et divulguons vos Données de Ressources Humaines.
Sécurité
Nous prenons des mesures raisonnables et adéquates, et notamment au niveau administratif, organisationnel, technique et physique, pour protéger efficacement vos Données de Ressources Humaines contre la perte, l'utilisation abusive, le vol ainsi que l'accès non autorisé, la divulgation, la modification et la destruction non autorisés.
Accès et rectification des Données de Ressources Humaines
Conformément à la législation en vigueur, vous pouvez avoir le droit d'accéder, de rectifier, modifier, copier ou supprimer vos Données de Ressources Humaines conservées par Avantor et de déterminer si vos Données de Ressources Humaines sont incorrectes ou traitées de manière inappropriée. Le droit d'accès à vos Données de Ressources Humaines est soumis à condition et peut vous être refusé dans certaines circonstances. Si vous souhaitez exercer votre droit d’accès à vos Données de Ressources Humaines, veuillez envoyer un e-mail à dpo@avantorsciences.com.
Conservation des Données de Ressources Humaines
Vos Données de Ressources Humaines seront conservées pendant toute la durée de votre emploi auprès de Avantor, puis pendant une période variable, en général de six ans à compter de la fin de votre emploi, ou toute autre durée spécifiée par la législation en vigueur au niveau local et cohérente avec les politiques d’Avantor relatives à la gestion des archives en vigueur à ce moment-là. De plus, certaines Données de Ressources Humaines seront conservées au besoin, pendant des délais plus importants afin de permettre à Avantor d'honorer ses obligations envers vous (par ex., administration des prestations de retraite) et si requis par la législation en vigueur au niveau local.
Questions ou réclamations
Nous mettons à votre disposition les moyens nécessaires pour vous permettre de poser des questions ou d'exprimer des doutes quant à la façon dont nous traitons vos Données de Ressources Humaines, et disposons également d'un processus d'enquête et de résolution des plaintes juste, qui vous est proposé gratuitement, pour toutes les questions mentionnées dans la présente déclaration. Transmettez toute question ou tout doute concernant vos Données de Ressources Humaines à l'adresse suivante : dpo@avantorsciences.com.
Nous nous sommes engagés à résoudre les plaintes concernant la confidentialité, la collecte et l'utilisation de vos Données de Ressources Humaines conformément aux lois applicables relatives à la protection des données.
Si vous êtes basés dans l'Union européenne et que nous ne validons pas une plainte ou une requête concernant les Données de Ressources Humaines traitées dans le cadre des lois relatives à la protection des données dans des délais opportuns, ou ne résolvons pas une telle plainte ou requête dans un délai de 30 jours suivant sa réception, vous pouvez transmettre votre plainte aux autorités de protection des données (« DPA ») compétentes dans l’Union européenne, au préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence, ainsi que dans d'autres pays, et ce, sans aucun frais. Les DPA et le préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence mettront en place un panel chargé d'enquêter et de résoudre les plaintes soumises dans le cadre des principes du bouclier de protection des données ou des lois applicables relatives à la protection des données. Nous coopèrerons avec ce panel. Nous nous conformerons aux conseils procurés par les autorités applicables chargées de la protection des données et prendrons les mesures nécessaires pour remédier à toute non-conformité aux lois applicables relatives à la protection des données. Pour contacter les autorités européennes chargées de la protection des données, veuillez consulter ce lien. Pour contacter les autorités suisses chargées de la protection des données, veuillez consulter ce lien.
En plus de coopérer et de nous conformer aux autorités chargées de la protection des données et à tout autre mécanisme applicable pour la résolution de litiges ou à toute autre autorité compétente, nous sommes assujettis aux pouvoirs d’enquête et d’exécution de l’U.S. Federal Trade Commission (Commission fédérale du Commerce des États-Unis).
Limitations relatives à la présente Déclaration
Nonobstant toute stipulation contraire dans cette Déclaration, le respect de cette Déclaration et de la Norme de confidentialité des données pourrait être limitée : (1) dans la mesure nécessaire permettant de répondre aux spécifications en matière de sécurité nationale, d'intérêt publique ou de mise en application de la loi et (2) par une loi, une décision gouvernementale ou la jurisprudence entraînant des obligations ou des autorisations explicites en conflit avec ce qui précède, sous réserve que, lors de la délivrance d'une telle autorisation, nous pouvons démontrer que notre non-respect se limite à la mesure nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes conflictuels protégés par ladite autorisation.
Changements apportés à cette déclaration de confidentialité
Si une modification des législations, des pratiques de l'entreprise ou d'autres facteurs l'exige, nous vous ferons parvenir une nouvelle déclaration de confidentialité.
Engagement pour la protection de la vie privée
Nous respectons votre vie privée et, par conséquent, nous nous efforçons constamment de nous conformer aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données dans tous les pays dans lesquels nous opérons. Pour protéger les données de ressources humaines et rester en conformité avec les lois, réglementations et autres normes internationales applicables en matière de protection des données, nous avons révisé notre norme mondiale de confidentialité des données (la « Norme de Protection des Données », veuillez consulter ce lien), qui énumère en détail les principes de confidentialité que toutes nos unités commerciales doivent appliquer dans le monde pour les données de ressources humaines. Nous avons également continué à mettre à jour nos mesures de protection et de contrôle de sécurité au niveau interne et dans nos relations avec des tiers pour garantir le respect de la norme de confidentialité des données.
Données de Ressources Humaines pouvant être collectées et traitées
Nous collectons des Données de Ressources Humaines vous concernant auprès de différentes sources notamment : informations fournies par vous-même (données fournies lorsque vous postulez à un poste ou que vous changez d'adresse, par exemple), informations collectées auprès de tiers (par vos superviseurs, collègues, prestataires de services externes ou organismes publics, par exemple) et informations générées automatiquement dans le cadre de vos activités professionnelles (nombre d'heures travaillées, antécédents professionnels, accès aux réseaux de la société, par exemple). Dans le cas d'une catastrophe naturelle ou d'une autre urgence portant atteinte à la vie ou à la sécurité, nous pouvons recourir aux messages publics publiés sur les médias sociaux ou d'autres sources publiques pour retrouver des employés en cas d'incapacité à les contacter autrement. De plus, nous pouvons obtenir des informations relatives à l'incident de sources externes, y compris des tiers privés, des sources publiques ou d’application de la loi comme des sources d'information et des messages publics des médias sociaux en cas d’enquête concernant un employé.
Les Données de Ressources Humaines collectées et traitées par Avantor peuvent inclure :
- Votre nom et vos coordonnées (par ex. : adresses personnelle et professionnelle, n° de téléphone, n° de téléphone portable, n° de fax, adresse e-mail, identité de messagerie instantanée professionnelle)
- Votre date et lieu de naissance
- Votre sexe
- Votre situation familiale
- Votre race, origine ethnique et nationalité
- Votre appartenance religieuse et les informations s'y rapportant (uniquement si requis par la législation applicable ou avec votre consentement explicite)
- Vos langues
- Vos informations de compte bancaire
- Votre numéro de sécurité sociale ou identifiants nationaux, par ex. votre carte d’identité/passeport, statut de résidence et permis de travail ou tout autre numéro d’identification fiscal/émis par le gouvernement
- Vos données de cartes de crédit d’entreprise
- Les identifiants d'accès à votre ordinateur, à vos appareils et à vos installations, les informations d'utilisation et d'authentification, l’utilisation d’applications (par ex., codes d'identification, mots de passe de connexion, adresse IP)
- Vos communications électroniques transmises au sein du réseau d’entreprises d’Avantor.
- Vos données de santé (par ex. : le nom des médecins généralistes et de tout médicament et/ou de toute pathologie dont vous souffrez)
- Vos photos et autres images de vous
- Votre éducation et formation (par ex., niveau d'études, domaine et établissement, évaluation des compétences, licences et certifications professionnelles, cours de formation)
- Des Informations concernant votre emploi, vos performances, vos rémunérations et avantages professionnels (par ex. : date d'embauche, numéro d'identification d'employés, intitulé de poste, fonction/grade, présence, service, unité commerciale, superviseur, site, objectifs de carrière, bilans de performances et notes de leadership, salaire, bonus, primes à long terme, récompenses, retraite, membres du foyer/personnes à charge et bénéficiaires)
- Vos employeurs précédents et historique professionnel
- Vos références professionnelles et lettres de recommandation
- Vos aménagements et limitations du cadre de travail
- Résolutions des réclamations
- Informations relatives à l'évaluation et au contrôle de l'exposition à l'hygiène au travail
- Noms et coordonnées des personnes à votre charge, de vos bénéficiaires et des personnes à contacter en cas d'urgence
- Date de naissance, sexe, numéro d'identification du gouvernement et autres informations concernant vos bénéficiaires/personnes à charge
Nous sommes conscients du fait que certains pays et certaines juridictions peuvent considérer comme des « Données sensibles » certaines des Données de Ressources Humaines ci-dessus, telles que les informations identifiables révélant ou contenant des références aux origines raciales ou ethniques, des opinions politiques, des croyances religieuses ou philosophiques, une appartenance à un mouvement syndical, des antécédents judiciaires, des numéros d'identification attribués par des organismes gouvernementaux, des données de géolocalisation, des données génétiques, des données biométriques ou des données relatives à l'état de santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne. Avantor s'engage à respecter les lois applicables relatives à la protection des données dans ses opérations de collecte et de traitement des Données de Ressources Humaines et nous ne collecterons des Données de Ressources Humaines considérées comme des Données sensibles vous concernant que dans les cas exigés par la loi ou avec votre consentement et/ou, au besoin, pour satisfaire à des exigences légales.
Pourquoi collectons-nous des Données de Ressources Humaines et comment exploitons-nous ces données ?
Avantor collecte et traite vos Données de Ressources Humaines à des fins professionnelles et commerciales, notamment en vue d'effectuer des opérations et des activités connexes telles que : recrutement, administration du personnel, enregistrements et communications, administration des rémunérations, récompenses, maintiens, et avantages, gestion des performances, formation, développement de carrière, mentorat et planification de succession, gestion des déplacements des employés et des cartes de crédit d'entreprise, gestion d'un système de signalement de problèmes d'éthique, enquêtes concernant d'éventuelles violations de la loi ou des politiques d’Avantor, planification commerciale ou salariale, gestion des actifs, gestion des systèmes d'information, sécurité, notamment pour la protection et la sécurisation des systèmes, des technologies, des informations confidentielles, des données du personnel, des clients et des fournisseurs et autres ressources et actifs, autres activités liées aux assurances, facturation, comptabilité et audit, conformité et gestion de fichiers relatifs à l'environnement, la santé et la sécurité, respect des lois fiscales, de la législation du travail ou des accords syndicaux, établissement de réclamations fondées en droit et défense contre de telles réclamations, satisfaction des exigences gouvernementales en matière de rapports, gestion des réponses et défense face aux enquêtes réglementaires, enquêtes et mesures de mise en application, ainsi que toute action requise par la législation (toutes ces fins, fonctions et activités seront collectivement désignées par l'expression « Fins spécifiées »). Nous ne traiterons et ne divulguerons aucune Donnée de ressources humaines vous concernant à des fins commerciales ou publicitaires sans votre autorisation expresse et, si votre consentement est nécessaire, nous nous assurerons que vous y consentez en toute connaissance de cause, de manière vraiment volontaire et que vous ne subirez aucune conséquence à la suite de toute décision de retrait ou de rétractation de votre consentement.
Transfert, Stockage et Divulgation de Données de Ressources Humaines
Transferts vers les États-Unis
Avantor a mis en oeuvre des systèmes et des processus d'informations mondiaux et locaux sur les ressources humaines (« SIRH ») pour maximiser l’efficacité de nos programmes, fonctions et activités de gestion des ressources humaines. Les SIRH suivent et gèrent les Données de Ressources Humaines liées aux associés, contractuels et employés éventuels d’Avantor par le biais de banques de données à la fois au sein et à l’extérieur de l’Union européenne. Par conséquent, Avantor peut transférer vos Données de Ressources Humaines au-delà des frontières vers ces sites de banques de données à des Fins spécifiées. Bien que les banques de données qui conservent les Données de Ressources Humaines puissent être accessibles aux associés en dehors du pays où ils travaillent (par ex. si votre manager se situe dans un autre pays ou votre bulletin de salaire est traité dans un autre pays), la majorité de vos Données de Ressources Humaines ne seront accessibles qu’au personnel et aux managers autorisés dans votre pays qui en auront besoin dans l’exécution de leurs responsabilités en rapport avec les Fins spécifiées.
Les Données de Ressources Humaines transférées de l’Union européenne aux États-Unis et des pays autres que les États-Unis seront soumises aux termes des « Clauses contractuelles standards » pour le transfert de données à caractère personnel à des responsables du traitement établis dans des pays tiers en vertu de Décision 2004/915/CE de la Commission.
Concernant les Données de Ressources Humaines transférées aux États-Unis en provenance de tous les autres pays et juridictions, ces Données de Ressources Humaines seront traitées conformément à la Norme de Protection des Données qui peut différer des lois de votre pays de résidence relatives à la protection des données.
Autres transferts et divulgations
Nous pouvons également être amenés à divulguer vos Données de Ressources Humaines, au besoin, aux Fins spécifiées : (1) à d'autres filiales d’Avantor dans le monde (par ex., si vous postulez pour une mutation permanente ou temporaire vers une autre filiale d’Avantor) ; (2) à des agents, vendeurs ou contractuels tiers, qui exécuteront des services pour le compte d’Avantor ; (3) à une entreprise rachetant la société, à des auditeurs ainsi qu'à d'autres conseillers concernés dans le cas où Avantor devenait insolvable, était impliqué dans la vente ou le transfert d'une partie ou de la totalité de ses activités, ou en cas de changement de contrôle ; (4) aux autorités gouvernementales à des fins d'établissement de rapports ; (5) selon le besoin pour l'établissement de réclamations fondées en droit ou de défenses contre de telles réclamations ; (6) selon le besoin pour protéger vos intérêts vitaux (à savoir votre santé ou votre sécurité) ou les intérêts vitaux d'un tiers ; (7) aux auditeurs et autres conseillers concernés en relation avec un audit d’Avantor et (8) lorsque la Société est légalement tenue de le faire. Si une divulgation mentionnée ci-dessus exige de nous le transfert de vos Données de Ressources Humaines à une juridiction autre que celle de votre pays de résidence, ces données seront traitées conformément à la Norme de Protection des Données qui peut différer des lois de votre pays de résidence relatives à la protection des données.
En ce qui concerne les divulgations et les transferts de vos Données de Ressources Humaines aux agents, vendeurs ou au personnel contractuel tiers, Avantor veillera à ce que ces agents soient tenus par contrat à traiter vos Données de Ressources Humaines uniquement aux fins et pendant la durée raisonnablement nécessaire pour assurer les services requis ainsi que la sécurité de vos Données de Ressources Humaines. Pour les transferts effectués vers des agents, Avantor conservera sa responsabilité dans le cas où un agent tiers engagé par la Société pour traiter vos Données de Ressources Humaines pour son compte agit en violation des lois relatives à la protection de données et notre Norme de Protection des Données, sauf si Avantor prouve sa non-responsabilité quant à la situation à l'origine du préjudice.
Limitations à l'utilisation et à la divulgation
Dans la plupart des cas, le traitement des Données de Ressources Humaines est nécessaire à l’exécution de notre activité ou la satisfaction d’exigences légales. Toutefois, comme décrit plus en détails dans notre Norme de confidentialité des données actualisée (veuillez consulter ce lien), vous pouvez dans certaines circonstances limiter la façon dont nous exploitons et divulguons vos Données de Ressources Humaines. Par exemple, si nous souhaitons utiliser vos Données de Ressources Humaines à une fin matériellement différente des Fins spécifiées, nous vous aviserons d'abord de la nouvelle fin et vous fournirons un mécanisme clair, évident et facilement accessible vous permettant de refuser notre utilisation des Données de Ressources Humaines à une telle fin. Dans le cas où vous avez le droit de limiter notre utilisation et divulgation de vos Données de Ressources Humaines, nous vous informerons d'un tel droit et vous fournirons des mécanismes clairs, évidents et facilement accessibles vous permettant d’exercer un tel droit. Si et dans la mesure où vous choisissez de limiter notre utilisation et divulgation de vos Données de Ressources Humaines, nous ne procéderons à aucune action contraire dirigée contre vous et une telle décision ne causera aucun effet préjudiciable sur votre emploi au sein de notre entreprise.
Pour consulter notre Norme de Protection des Données actualisée (veuillez consulter ce lien) pour obtenir des informations supplémentaires sur la façon dont nous utilisons et divulguons vos Données de Ressources Humaines.
Sécurité
Nous prenons des mesures raisonnables et adéquates, et notamment au niveau administratif, organisationnel, technique et physique, pour protéger efficacement vos Données de Ressources Humaines contre la perte, l'utilisation abusive, le vol ainsi que l'accès non autorisé, la divulgation, la modification et la destruction non autorisés.
Accès et rectification des Données de Ressources Humaines
Conformément à la législation en vigueur, vous pouvez avoir le droit d'accéder, de rectifier, modifier, copier ou supprimer vos Données de Ressources Humaines conservées par Avantor et de déterminer si vos Données de Ressources Humaines sont incorrectes ou traitées de manière inappropriée. Le droit d'accès à vos Données de Ressources Humaines est soumis à condition et peut vous être refusé dans certaines circonstances. Si vous souhaitez exercer votre droit d’accès à vos Données de Ressources Humaines, veuillez envoyer un e-mail à dpo@avantorsciences.com.
Conservation des Données de Ressources Humaines
Vos Données de Ressources Humaines seront conservées pendant toute la durée de votre emploi auprès de Avantor, puis pendant une période variable, en général de six ans à compter de la fin de votre emploi, ou toute autre durée spécifiée par la législation en vigueur au niveau local et cohérente avec les politiques d’Avantor relatives à la gestion des archives en vigueur à ce moment-là. De plus, certaines Données de Ressources Humaines seront conservées au besoin, pendant des délais plus importants afin de permettre à Avantor d'honorer ses obligations envers vous (par ex., administration des prestations de retraite) et si requis par la législation en vigueur au niveau local.
Questions ou réclamations
Nous mettons à votre disposition les moyens nécessaires pour vous permettre de poser des questions ou d'exprimer des doutes quant à la façon dont nous traitons vos Données de Ressources Humaines, et disposons également d'un processus d'enquête et de résolution des plaintes juste, qui vous est proposé gratuitement, pour toutes les questions mentionnées dans la présente déclaration. Transmettez toute question ou tout doute concernant vos Données de Ressources Humaines à l'adresse suivante : dpo@avantorsciences.com.
Nous nous sommes engagés à résoudre les plaintes concernant la confidentialité, la collecte et l'utilisation de vos Données de Ressources Humaines conformément aux lois applicables relatives à la protection des données.
Si vous êtes basés dans l'Union européenne et que nous ne validons pas une plainte ou une requête concernant les Données de Ressources Humaines traitées dans le cadre des lois relatives à la protection des données dans des délais opportuns, ou ne résolvons pas une telle plainte ou requête dans un délai de 30 jours suivant sa réception, vous pouvez transmettre votre plainte aux autorités de protection des données (« DPA ») compétentes dans l’Union européenne, au préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence, ainsi que dans d'autres pays, et ce, sans aucun frais. Les DPA et le préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence mettront en place un panel chargé d'enquêter et de résoudre les plaintes soumises dans le cadre des principes du bouclier de protection des données ou des lois applicables relatives à la protection des données. Nous coopèrerons avec ce panel. Nous nous conformerons aux conseils procurés par les autorités applicables chargées de la protection des données et prendrons les mesures nécessaires pour remédier à toute non-conformité aux lois applicables relatives à la protection des données. Pour contacter les autorités européennes chargées de la protection des données, veuillez consulter ce lien. Pour contacter les autorités suisses chargées de la protection des données, veuillez consulter ce lien.
En plus de coopérer et de nous conformer aux autorités chargées de la protection des données et à tout autre mécanisme applicable pour la résolution de litiges ou à toute autre autorité compétente, nous sommes assujettis aux pouvoirs d’enquête et d’exécution de l’U.S. Federal Trade Commission (Commission fédérale du Commerce des États-Unis).
Limitations relatives à la présente Déclaration
Nonobstant toute stipulation contraire dans cette Déclaration, le respect de cette Déclaration et de la Norme de confidentialité des données pourrait être limitée : (1) dans la mesure nécessaire permettant de répondre aux spécifications en matière de sécurité nationale, d'intérêt publique ou de mise en application de la loi et (2) par une loi, une décision gouvernementale ou la jurisprudence entraînant des obligations ou des autorisations explicites en conflit avec ce qui précède, sous réserve que, lors de la délivrance d'une telle autorisation, nous pouvons démontrer que notre non-respect se limite à la mesure nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes conflictuels protégés par ladite autorisation.
Changements apportés à cette déclaration de confidentialité
Si une modification des législations, des pratiques de l'entreprise ou d'autres facteurs l'exige, nous vous ferons parvenir une nouvelle déclaration de confidentialité.